Diciamo insieme sì alla rimozione dell'opzione “rispondi a tutti” dai programmi di posta elettronica


 

Uno dei principali fattori di inefficienza del nostro paese è il costante coinvolgimento di figure professionali non rilevanti nell'ambito di progetti imprenditoriali e amministrativi. 

Un'attività che all'estero viene svolta da uno staff numericamente ragionevole, in Italia comporta la chiamata in causa di una piccola legione di sedicenti professionisti. Così una normale riunione operativa che potrebbe risolversi in pochi minuti si trasforma immancabilmente in una assemblea pletorica dove ognuno si sente autorizzato a dire la propria, per quanto irrilevante sia il ruolo ricoperto ai fini della riuscita del progetto. 

Una delle origini di questo fastidioso fenomeno, fonte di inefficienza e perdite di tempo è senza dubbio l'utilizzo fuori controllo dell'opzione "rispondi a tutti" nei programmi di posta elettronica. 

Un'email che potrebbe essere utilmente inviata da un singolo mittente a un singolo ricevente, viene già dal primo invio corredata di un nugolo di personaggi in copia ("per sicurezza"), come se una semplice email con pochi nomi in copia avesse scarso valore. E tra i molti in copia se ne trova sempre qualcuno che ritiene sia indispensabile, tramite l'opzione "rispondi a tutti", informare tutto il resto della sterminata truppa della propria decisione, anche si tratta di una semplice risposta positiva o negativa, oppure di un'informazione completamente irrilevante. 

Chi ritiene opportuno comunicare a venti-trenta colleghi “arriverò cinque minuti in ritardo perché devo portare i bambini a scuola” è quasi sempre la figura che sarebbe stato opportuno evitare di informare e di invitare alla riunione. 

In un paese normale sarebbe sufficiente sconsigliare l'uso del "rispondi a tutti". In Italia occorrono le misure forti: chiediamo di omettere l'opzione “rispondi a tutti” nella versione in lingua italiana dei principali programmi e pagine browser della gestione della posta elettronica. Spiace per gli amici ticinesi, che utilizzano i programmi in lingua italiana pur essendo cittadini svizzeri, ma sapranno sicuramente adattarsi.

Con questa semplice modifica contiamo di risparmiare alcune migliaia di ore uomo all'anno recuperando in termini di efficienza delle imprese e dell'amministrazione pubblica del nostro paese.

Diciamo insieme sì alla rimozione dell'opzione “rispondi a tutti” dai programmi di posta elettronica